Turvallisuuden laiminlyönti johtaa monenlaisiin ongelmiin

Kyberhyökkäyksille ja tietoturvaloukkauksille altistuvat yhtä lailla niin yksityishenkilöt kuin yrityksetkin toimialasta riippumatta. Pahimmassa tapauksessa yritysten kohdalla kyberhyökkäyksen kohteeksi joutumisesta voi seurata mittavia taloudellisia tappioita sekä mainehaitta, josta voi koitua kauaskantoisia seuraamuksia. Tämän vuoksi onkin tärkeää huolehtia riittävästä turvallisuudesta kaikenlaisia yrityksen tietoja käsiteltäessä, oli kyse sitten asiakastiedoista, liikesalaisuuksista tai mistä tahansa muista arkaluonteisista tiedoista. Yritysten kohdalla GDPR-säädösten noudattamiseen kuuluu olennaisena osana myös vastuullinen tietojenkäsittely.

Mitkä ovat yleisiä virheitä tiedostoja jaettaessa?

Seuraavaksi tarkastellaan tavanomaisimpia virheitä, joihin yritykset sortuvat tiedostojen jakamisen yhteydessä. Alla mainittuihin virheisiin langetaan valitettavan usein etenkin pienemmissä yrityksissä, joissa ei syystä tai toisesta ole välttämättä otettu käyttöön vakiintuneita käytäntöjä tiedostojen jakamiseksi turvallisesti.

Vääränlaisten alustojen käyttö

Monissa pienyrityksissä on käytössä tiedostojen jakamiseen tarkoitettu palvelu, joka on suunnattu etupäässä kuluttajille yritysten sijaan. Vaihtoehtoisesti käytössä on vanhentunut alusta, joka ei valitettavasti sekään tarjoa riittävää suojausta. Vaikka nämä alustat voivat olla käyttäjäystävällisiä, puuttuu niistä usein sellaisia turvaominaisuuksia, joista nimenomaan yritykset hyötyvät. Kun arkaluonteisia tietoja lähetetään puutteellisesti suojatulla alustalla, altistuvat ne silloin luvattomalle käytölle ja vakaville tietoturvaloukkauksille.

Harkitsematon pääsynhallinta

Pääsynhallinta on osa-alue, johon kiinnitetään yrityksissä valitettavan vähän huomiota. Monessa yrityksissä kaikille työntekijöille työtehtävistä ja roolista riippumatta myönnetään samat pääsyoikeudet kaikkialle, joka voi pahimmillaan johtaa tietovuotoihin ja väärinkäytöksiin. Pääsynhallintaa onkin syytä harjoittaa siten, että kaikkein arkaluonteisimmat tiedot ja laajimmat käyttöoikeudet rajattaisiin vain niitä oikeasti tarvitseville.

Tiedostojen lähettäminen ilman salausta

Jos tiedostojen salaaminen ennen eteenpäin lähettämistä ei ole vielä tuttua, kannattaa siihen viimeistään nyt totutella. Jos tiedoston lähettää eteenpäin ilman salausta, on se kuin kutsu pitkäkyntisille ryhtyä toimiin. Päivittäin tapahtuva digitaalinen viestintä on syytä suojata, jotta tietoja ei päätyisi vahingossakaan hakkereiden hyppysiin matkalla vastaanottajalle.

IP-osoitteen paljastuminen ulkopuolisille

Jotta laite voisi muodostaa yhteyden verkkoon, tarvitsee se IP-osoitetta. IP ei sinänsä kerro nopealla silmäyksellä mitään, mutta todellisuudessa sen vuotaminen kolmansille osapuolille voi paljastaa käyttäjän sijainnin ja muita verkkoon liittyviä tietoja. Jos jokin vilpillinen taho onnistuu saamaan selville yrityksen työntekijöiden IP-osoitteet, on esimerkiksi palvelunestohyökkäysten ja muiden kohdennettujen hyökkäysten tehtaileminen helpompaa.

Pilvipalveluiden huoleton käyttö

Organisaatioiden on myös tärkeää huomioida pilvipalveluiden kasvava rooli tiedostojen jakamisessa. Myös yhä useammassa suomalaisessa yrityksessä on innostuttu käyttämään pilvipalveluja, jotka tarjoavat kyllä joustavia ratkaisuja, mutta tuovat myös mukanaan uusia tietoturvahaasteita. Yritysten kannattaakin varmistaa, että pilvipalveluiden käyttö noudattaa organisaation tietoturvapolitiikkaa sekä täyttää tarvittavat säädökset.

Miten varmistaa tiedostojen jakamisen turvallisuus?

Vaikka olemmekin listanneet edellä tiedostojen jakamiseen liittyviä riskejä, ei se tarkoita, etteikö yritysten olisi mahdollista tehdä sitä myös täysin turvallisesti. Seuraavaksi esitellään muutamia tehokkaita keinoja kaikkein yleisimpien virheiden välttämiseksi yritysympäristössä.

Valitse turvallinen palvelu

Internet on pullollaan eri vaihtoehtoja tiedostojen jakamiseen. Yritysten kannattaa valita joukosta tunnettu ja hyväksi arvioitu palvelu, joka tarjoaa paketteja myös yrityksille. Niiden ominaispiirteitä ovat tyypillisesti vahva suojaus, johon lukeutuvat päästä päähän -salaus, lokitiedot sekä monipuolinen pääsynhallinta. Näitä työkaluja hyödyntämällä tietojen suojaaminen käy helposti, jonka lisäksi ne mukailevat GDPR:ää.

Ota VPN käyttöön

VPN eli virtuaalinen erillisverkko on singahtanut netinkäyttäjien suureen suosioon lyhyessä ajassa monestakin syystä. Yrityksille VPN tarjoaa loistavan suojan piilottamalla todellisen IP-osoitteen sekä salaamalla verkkoyhteyden. Aivan erityisen hyödyllistä tämä on yrityksissä, joissa työntekijät työskentelevät joko kokonaan tai osittain etänä.

Laadi yritykselle pääsynhallintastrategia

Koskaan ei ole myöhäistä korjata aiempia virheitä. Vaikka yritys olisikin aiemmin myöntänyt laajat pääsyoikeudet kaikille sen työntekijöille, kannattaa viimeistään nyt ottaa asia tarkasteluun. Yritykselle kannattaa luoda sen tarpeisiin sopiva pääsynhallintastrategia, jossa käyttöoikeudet on myönnetty työntekijöille tarkkaan harkiten. Kaikkein turvallisin ratkaisu on antaa työntekijöille pääsy ainoastaan sellaisiin tietoihin, joita nimenomaisessa työssä tarvitaan.

Käytä salausta aina kun mahdollista

Tiedostoja paikasta toiseen lähetettäessä tai tallennettaessa on hyvä huolehtia siitä, että ne ovat asianmukaisesti salattuja. Jos luvaton käyttö tai tietojen vuotaminen vääriin käsiin huolestuttaa, on tiedostojen salaus kaikissa mahdollisissa tilanteissa yksi tehokkaimmista suojakeinoista.

Järjestä tietoturvakoulutusta työntekijöille

Monissa yrityksissä on viime vuosina herätty siihen, että työntekijät voisivat todella hyötyä tietoturvakoulutuksesta, organisaatiosta puhumattakaan. Jo varsin lyhyessä ajassa työntekijöille pystytään tarjoamaan oikeanlaiset eväät turvallisempaan toimintaan digitaalisessa ympäristössä. Onkin tärkeää, että työntekijät ymmärtävät sekä tietoturvan merkityksen että oman roolinsa sen ylläpitämisessä. Erityistä huomiota tulisi kiinnittää etätyöskentelyn tuomiin haasteisiin, sillä hajautettu työympäristö lisää tietoturvariskejä merkittävästi.

Laadi selkeä toimintasuunnitelma

Tietoturvaloukkauksista voi lukea uutisista se harva päivä, mutta kun se osuu omalle kohdalle, saattaa tilanne järkyttää. Jokaisen yrityksen on hyvä varautua sellaiseenkin skenaarioon laatimalla itselleen selkeä toimintasuunnitelma mahdollisten tietovuotojen varalta. Nopea reagointi ja tehokas kriisiviestintä ovat avainasemassa vahinkojen minimoinnissa. Lisäksi toimintasuunnitelmaa on hyvä päivittää säännöllisesti sekä aika ajoin testata myös käytännössä.

Tietoturva on jatkuva prosessi

Tiedostojen jakaminen sähköisesti on jo niin yleistä, ettei todennäköisesti yksikään yritys voi välttyä siltä. Vaikka täydellistä suojaa tietoturvauhkia vastaan on mahdotonta saavuttaa, ennakoiva ja järjestelmällinen lähestymistapa tietoturvallisuuteen vähentää merkittävästi riskejä. On hyvä muistaa, että tietoturva on jatkuva prosessi, joka vaatii organisaatiolta sitoutumista ja resursseja, mutta on välttämätön investointi nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä.